AGB – heymediation assistant

Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Nutzung der heymediation assistant Software 

1 Anwendungsbereich 

1.1 Dies sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) der IMANOX GmbH mit Sitz in Berlin, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Berlin Charlottenburg HRB 184151 B unter der Marke heymediation assistant („heymediation“) für die Nutzung der heymediations assistant Software („Software“) zur Dokumentation sowie Zusammenfassung von und Interaktion mit Mediationsgesprächen durch Mediatoren („Kunden“). 

1.2 heymediation betreibt mit der Software eine Lösung, mit dem Mediatoren automatisiert Dokumentationen zu Mediationsgesprächen, Daten, Informationen, Dokumente und anderweitige Datenträger („Dokumentationsdaten“) erstellen, verarbeiten, ergänzen und mit diesen interagieren können.

1.3 heymediation bietet die Software ausschließlich Kunden an, die Unternehmer im Sinne des § 14 BGB sind. 

1.4 Diese AGB gelten, soweit die Parteien keine abweichenden Regelungen vereinbart haben. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen von Kunden werden nur dann Bestandteil des Vertragsverhältnisses, wenn heymediation ihrer Geltung in Textform zustimmt. Dieses Zustimmungserfordernis gilt auch dann, wenn heymediation in Kenntnis der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Kunden mit der Leistungserbringung beginnt. 

2 Vertragsschluss und Vertragsgegenstand 

2.1 Der Kunde bewirkt den Vertragsschluss durch die Auswahl und Bestätigung eines Leistungspakets und der damit verbundenen Bestätigung dieser AGB durch Auswahl der entsprechenden Checkbox bei der Accounterstellung auf den Webseiten von heymediation.

2.2 Verträge kommen jeweils zu den auf den Webseiten von heymediation beschriebenen und ausgewählten Konditionen und Leistungsumfängen („Leistungsbeschreibung“) zustande (Leistungsbeschreibung und AGB gemeinsam nachfolgend „SaaS-Nutzungsvertrag“). 

2.3 heymediation erbringt über die Software die in der Leistungsbeschreibung vereinbarten Leistungen. Hierzu gehören, wenn nicht abweichend vereinbart, insbesondere die in Ziff. 3 dieser AGB beschriebenen Leistungen. 

2.4 Die Software wird als Software as a Service (SaaS) Anwendung über einen Internetbrowser als Web-App bereitgestellt. Der Kunde lädt die Software nicht selbst herunter, sondern nutzt diese auf einer von heymediation angebotenen IT-Infrastruktur.

2.5 Der Kunde erhält einen eigenen Zugang zu seinem Profil („Kundenaccount“), in dem alle dem Kunden zugehörigen Dokumentationsdaten angezeigt werden. 

2.6 Der Kunde ist nur in dem im SaaS-Nutzungsvertrag festgelegten Umfang zur Nutzung der Software berechtigt. 

3 Funktionen und Nutzung der Software 

3.1 Die Software umfasst u.a. folgende Funktionen: 

(a) Automatisiertes Transkribieren und Zusammenfassen des Gesprächs: Die Software erfasst das Gespräch, transkribiert es und bereitet es in der Software für den Kunden auf („Verarbeitungsergebnis“). 

(b) Hinzufügen von eigenen Notizen und Informationen: Der Kunde kann eigene Dokumentationsdaten in der Software beigeben. 

(c) Chatbot: Der Kunde kann mit den Dokumentationsdaten interagieren. 

3.2 Für die Aktivierung und die Nutzung des Kundenaccounts ist die Angabe einer gültigen E-Mailadresse und eines Passwortes, welches den vorgegebenen Sicherheitsanforderungen entspricht, erforderlich.

3.3 Dem Kunden wird ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares, widerrufliches und auf die Laufzeit des SaaS-Nutzungsvertrages beschränktes Recht eingeräumt, die Software nach Maßgabe des SaaS-Nutzungsvertrages, insbesondere der in der Leistungsbeschreibung spezifizierten Begrenzungen, zu nutzen. 

3.4 Der Kunde darf die Software nicht: 

(a) Dritten (mit Ausnahme seiner Mitarbeiter) zugänglich machen, vermieten, verleasen, vertreiben, unterlizenzieren, verkaufen, übertragen, abtreten, verteilen oder anderweitig zugänglich machen; 

(b) vervielfältigen, modifizieren, anpassen, davon abgeleitete Werke erstellen oder anpassen; 

(c) kopieren, zurückentwickeln, disassemblieren, dekompilieren, übertragen, austauschen oder übersetzen oder anderweitig versuchen, den Quellcode oder die API zu erhalten oder abzuleiten; 

(d) derart bearbeiten, dass Haftungsausschlüsse oder andere rechtliche Hinweise entfernt oder verfälscht werden.

3.5 Der Kunde darf den Kundenaccount nur selbst nutzen oder seinen eigenen Mitarbeitern die Nutzung gestatten. 

3.6 heymediation stellt lediglich die IT-Funktionen der Software zur Verfügung. heymediation ist nicht verantwortlich für die Herstellung und Aufrechterhaltung der Internetverbindung und 

der Datenverbindung zwischen den IT-Systemen des Kunden und dem Routerausgang des Rechenzentrums von heymediation oder des Rechenzentrums ihres Unterauftragnehmers, über dessen Server die Software betrieben wird („Transferpunkt“). heymediation ist nicht verantwortlich für Störungen außerhalb des Transferpunktes. 

3.7 heymediation haftet nicht für die Sicherheit, Vertraulichkeit und Integrität der Datenkommunikation, die über Kommunikationsnetze Dritter abgewickelt wird. heymediation haftet auch nicht für Störungen bei der Datenübertragung, die durch technische Fehler oder Konfigurationsprobleme seitens des Kunden verursacht werden. 

3.8 Der Kunde überträgt hiermit unentgeltlich sämtliche gegenwärtigen und zukünftigen Rechte, insbesondere sämtliche Urheberrechte, Datenbankrechte, Know-how sowie andere IP-Rechte an sämtlichen Feedback, Vorschlägen, Verbesserungsideen, Fehlerberichten, Testdaten, Nutzungserfahrungen und sonstige Rückmeldungen (zusammen „Feedback“), die er oder seine Mitarbeiter im Zusammenhang mit der Nutzung der Software generieren auf heymediation. Soweit eine Übertragung nach anwendbarem Recht nicht möglich ist, räumt der Kunde heymediation unentgeltlich ein ausschließliches, übertragbares, unterlizenzierbares, zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränktes Nutzungsrecht am Feedback ein. 

3.9 Sämtliche Daten, Analysen, Testergebnisse, Leistungskennzahlen, Betriebsdaten und sonstige Informationen, die im Zusammenhang mit der Nutzung der Software durch den Kunden entstehen oder erhoben werden, stehen dem Kunden zu. heymediation ist im zur Leistungserbringung notwendigen Umfang berechtigt, diese Daten zu nutzen. heymediation ist insbesondere berechtigt, diese Daten zur Weiterentwicklung und Optimierung der Software in anonymisierter Form zu verwenden. Die Vertraulichkeitspflichten aus Ziffer 15 bleiben dabei unberührt. 

4 Mitwirkungspflichten des Kunden 

4.1 Der Kunde ist verpflichtet, 

(a) die Zugangsdaten zum Kundenkonto nicht an Dritte weiterzugeben und sie vor dem Zugriff Dritter zu schützen. 

(b) heymediation bei einem vermuteten Missbrauch der Software unverzüglich zu informieren. 

(c) nur Dokumentationsdaten, Daten, Texte, Bilder und andere Inhalte in die Software einzupflegen, die dem geltenden Recht entsprechen, keine Rechte Dritter verletzen und zu deren Eingabe der Kunde rechtlich uneingeschränkt berechtigt ist.

4.2 Der Kunde ist verpflichtet, heymediation jeden Mangel der Software unverzüglich nach Auftreten mitzuteilen. heymediation behebt ordnungsgemäß gemeldete Mängel in der Software innerhalb eines angemessenen Zeitraums. 

5 Verarbeitung und Aufbereitung von Gesprächen und Dokumentationsdaten 

5.1 heymediation ist nicht verpflichtet, die automatisch aufgenommenen, nachträglich vom Kunden geänderten oder anderweitig vom Kunden bereitgestellten Dokumentationsdaten vor ihrer Verarbeitung auf ihre Richtigkeit, Qualität und Rechtmäßigkeit zu überprüfen. 

5.2 Der Kunde ist allein für die Richtigkeit, Qualität und Rechtmäßigkeit der Dokumentationsdaten allein verantwortlich. Der Kunde trägt die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Nutzung dieser Dokumentationsdaten im Zusammenhang mit der Leistungserbringung durch heymediation über die Software, sowie in Verbindung mit etwaigen Drittanwendungen. Der Kunde garantiert, dass er über die erforderlichen Rechte und/oder Einwilligungen verfügt, um heymediation die Dokumentationsdaten zum Zwecke der Vertragserfüllung zur Verfügung zu stellen. Der Kunde stellt heymediation insoweit von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund der Dokumentationsdaten und den daraus erzeugten Darstellungen auf der Software gegen heymediation geltend gemacht werden, insbesondere wegen der Verletzung von Urheber-, Marken-, Datenschutz-, Wettbewerbs- oder sonstigen Rechten. Dies umfasst auch die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung. 

5.3 heymediation wickelt für den Kunden nicht den datenschutzrechtlichen Einwilligungsprozess für seine Klienten ab. Der Kunde ist verpflichtet, die Einwilligung zur Erlaubnis der Softwarenutzung selbst einzuholen.

5.4 heymediation ist zur Verarbeitung der Darstellung der auf allen Kommunikationswegen in die Software eingegebenen Dokumentationsdaten auf der Software berechtigt, externe Dienstleister sowie Modelle von Drittanbietern einzusetzen, die künstliche Intelligenz verwenden („KI-Modelle“). Für die Nutzung der Software gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Drittanbieter dieser Anwendungen ergänzend. Eine Liste der genutzten Drittanbieter ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung oder dem Auftragsverarbeitungsvertrag. 

5.5 Dem Kunden ist bekannt, dass die KI-Modelle dieser Drittanbieter inhaltlich falsche Ergebnisse produzieren können. heymediation steht deshalb nicht dafür ein, dass die auf der Software angezeigten Verarbeitungsergebnisse inhaltlich korrekt sind oder vom Kunden für den vom Kunden vorgesehenen Zweck verwendet werden können. Der Kunde ist deshalb verpflichtet, die angezeigten Verarbeitungsergebnisse für den vom Kunden vorgesehenen Verwendungszweck vor seiner Verwendung zu überprüfen. Die Verantwortung für die Nutzung der Verarbeitungsergebnisse trägt allein der Kunde. 

6 Zahlung und Zahlungsbedingungen 

6.1 Die Höhe der Gebühren ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung. 

6.2 Zahlungen sind, sofern nicht anders vereinbart, monatlich/jährlich im Voraus innerhalb von 14 Kalendertagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug fällig. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit der Zahlung ist der Zahlungseingang bei heymediation. 

6.3 Gerät der Kunde mit Zahlungen in Verzug, ist heymediation berechtigt, den Kundenaccount des Kunden vorübergehend zu sperren, bis der ausstehende Betrag vollständig beglichen ist. Die Verpflichtung zur Zahlung der vereinbarten Gebühren bleibt hiervon unberührt. 

7 Anpassung der Software 

7.1 Um die Funktionalität der Software zu verbessern oder die Software dem Stand der Technik anzupassen, kann heymediation die Software nach Vertragsbeginn ohne Zustimmung des Kunden, insbesondere im Rahmen von Updates und Upgrades, anpassen. Die Installation solcher Anpassungen kann vorübergehend die Verfügbarkeit der Software ganz oder teilweise einschränken. 

7.2 Anpassungen führen nicht dazu, dass dem Kunden die ursprünglich vereinbarten Funktionalitäten nicht mehr zur Verfügung stehen oder ursprünglich vereinbarte Anforderungen nur noch wesentlich eingeschränkt erfüllt werden.

8 Haftung und Schadenersatz 

8.1 heymediation haftet für Vorsatz von heymediation, seiner Erfüllungsgehilfen und gesetzlichen Vertreter uneingeschränkt, für einfache Fahrlässigkeit jedoch nur bei der Verletzung vertragswesentlicher Pflichten. Als vertragswesentliche Pflichten gelten dabei solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. 

8.2 Die Haftung für grobe Fahrlässigkeit und für die Verletzung einer vertragswesentlichen Pflicht ist auf den vertragstypischen Schaden begrenzt, mit dessen Entstehen der Kunde bei Vertragsabschluss aufgrund der zu diesem Zeitpunkt bekannten Umstände rechnen musste. 

8.3 Die verschuldensunabhängige Haftung nach § 536 a Abs. (1) BGB für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel der Software ist ausgeschlossen, es sei denn, der Mangel betrifft eine für die Leistung wesentliche Eigenschaft der Software. 

8.4 heymediation haftet nur für den Verlust von Daten gemäß den obigen Absätzen, wenn der Kunde diesen Verlust nicht durch geeignete Datensicherungsmaßnahmen hätte verhindern können. 

8.5 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei Übernahme ausdrücklicher Garantien, für Ansprüche wegen des Fehlens zugesicherter Eigenschaften oder für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Unberührt bleibt auch die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz.

8.6 Diese Haftungsregelung gilt auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen von heymediation, wenn Ansprüche direkt gegen diese geltend gemacht werden.

9 Verjährung von Ansprüchen 

Ansprüche des Kunden, die auf einer nicht in einem Mangel bestehenden Pflichtverletzung beruhen, verjähren, außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, innerhalb eines Jahres ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Dies gilt nicht, wenn es sich bei dem betreffenden Schaden des Kunden um einen Personenschaden handelt. Ansprüche wegen Personenschäden verjähren innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfrist. 

10 Vertragslaufzeit, Kündigung

10.1 Der SaaS-Nutzungsvertrag wird für die in der Leistungsbeschreibung festgelegte Laufzeit abgeschlossen („Grundlaufzeit“). 

10.2 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für heymediation u.a. vor, wenn der Kunde seine Pflichten nach den Ziffern 4 und 12 verletzt. 

10.3 Kündigungen bedürfen der in Ziff. 14.1 geregelten Form. 

11 Datenschutz und Datensicherheit 

11.1 Der Kunde ist verpflichtet, sämtliche datenschutzrechtliche Vorschriften, die für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitarbeiter im Rahmen der Softwarenutzung anwendbar sind, einzuhalten. Der Kunde stellt sicher, dass alle ggf. erforderlichen Einwilligungen eingeholt werden und dass die notwendigen datenschutzrechtlichen Informationen bereitgestellt werden. 

11.2 Alle heymediation zur Verfügung gestellten Informationen, die unter die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU fallen, werden gemäß heymediations Auftragsverarbeitungsvertrag verarbeitet. 

12 Vertraulichkeit 

12.1 Die Parteien verpflichten sich, über alle vertraulichen Informationen, die ihnen im Zusammenhang mit dem SaaS-Nutzungsvertrag bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren. Die empfangende Partei darf vertrauliche Informationen nur für die Durchführung des SaaS-Nutzungsvertrages nutzen und hat angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen zu ergreifen. 

12.2 „Vertrauliche Informationen“ im Sinne dieser Vereinbarung sind insbesondere, jedoch nicht hierauf beschränkt, alle technischen und nichttechnischen Informationen einschließlich Geschäftsgeheimnisse und Know-how, die sich auf aktuelle oder zukünftige Leistungen oder Produkte einer Partei beziehen, insbesondere – ohne hierauf beschränkt zu sein – Informationen betreffend Marketing- und Vertriebsstrategien, und Geschäftsprognosen. 

12.3 Diese Geheimhaltungsverpflichtungen bestehen nicht, soweit: 

(a) die betreffenden Vertraulichen Informationen bei Erhalt bereits allgemein bekannt waren, oder

(b) die betreffenden Informationen ohne Verschulden oder Verletzung vertraglicher oder gesetzlicher Bestimmungen vom Kunden allgemein bekannt werden, oder 

(c) die betreffenden Informationen rechtmäßig von einem Dritten erlangt wurden oder werden, oder 

(d) die offenlegende Partei auf die Verschwiegenheit im Einzelfall ausdrücklich schriftlich verzichtet, oder 

(e) aufgrund behördlicher oder gesetzlicher Anordnung eine Mitteilung der Vertraulichen Information an Dritte (insbesondere gegenüber Gerichten und Finanzbehörden) angeordnet wird. 

12.4 Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit besteht bis zum Ablauf von 3 Jahren nach Beendigung dieses SaaS-Nutzungsvertrages fort. 

13 Änderungen dieser AGB 

13.1 heymediation behält sich das Recht vor, diese AGB ganz oder teilweise mit Wirkung für die Zukunft aus folgenden Gründen zu ändern oder zu ergänzen: aus rechtlichen oder regulatorischen Gründen, aus Sicherheitsgründen, um die Software weiterzuentwickeln oder zu optimieren, um die Funktionalität der Software zu gewährleisten oder zusätzliche Funktionen hinzuzufügen, um sie dem technischen Fortschritt anzupassen und technische Anpassungen vorzunehmen. heymediation wird den Kunden über die Änderungen informieren und ihm den konkreten Inhalt der geänderten Bestimmungen mit ausreichendem Vorlauf mindestens zwei Wochen vor dem geplanten Inkrafttreten der Änderungen mitteilen. Die Änderungen gelten als vom Kunden angenommen, wenn er ihnen nicht innerhalb von sechs Wochen nach Erhalt der Mitteilung widerspricht. heymediation wird den Kunden in der Änderungsmitteilung auf das Widerspruchsrecht und die vorgenannten Rechtsfolgen des Schweigens gesondert hinweisen. 

13.2 Widerspricht der Kunde der Änderung der AGB form- und fristgerecht, wird das Vertragsverhältnis unter den bisherigen Bedingungen fortgesetzt. heymediation ist in diesem Fall berechtigt, das Vertragsverhältnis innerhalb einer Frist von vier Wochen außerordentlich zu kündigen. 

14 Schlussbestimmungen 

14.1 Änderungen und Ergänzungen des SaaS-Nutzungsvertrages bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform, sofern nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist. Das Erfordernis der Schriftform kann nur durch schriftliche Vereinbarung aufgehoben werden. Die Schriftform wird auch durch Übermittlung einer Kopie gewahrt, die eine Nachbildung der Unterschrift erkennen lässt (wie z.B. pdf oder DocuSign), nicht aber durch einfache E-Mail. 

14.2 Auf den SaaS-Nutzungsvertrag findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland Anwendung. 

14.3 Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem SaaS-Nutzungsvertrag ist Berlin. heymediation ist jedoch berechtigt, am Sitz des Kunden Klage zu erheben. Liegt der Sitz des Kunden außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes, so werden alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit den Verträgen nach der Schiedsgerichtsordnung der Deutschen Institution für Schiedsgerichtsbarkeit (DIS) unter Ausschluss des ordentlichen Rechtsweges endgültig entschieden. Das Schiedsgericht ist mit einem Einzelschiedsrichter zu besetzen. Der Sitz des Schiedsgerichts ist Berlin, Deutschland, und die Sprache des Schiedsgerichtsverfahrens ist Deutsch. 

Stand: Oktober 2025